West Vancouver, el anfitrión perfecto

Fue en septiembre de 2016 cuando el Club de Hockey sobre césped West Vancouver (WVFHC) aceptó la invitación para organizar el tercer y último evento femenino de la Liga Mundial de Hockey (HWL) ronda dos en abril de 2017. Es justo decir que los meses entre la aceptación de la invitación y el momento en que las puertas se cerraron después del partido final fueron una mezcla de frenética actividad, pánico ocasional y un enorme sentido de logro.

La capacidad del WVFHC para organizar un importante evento internacional fue demostrada cuando el club se asoció con Field Hockey Canada (FHC) para albergar una serie de partidos éntrelos seleccionados masculinos de Canadá y EEUU. El éxito de esta serie de partidos, tanto del punto de vista del juego como del administrativo, demostró que el club estaba preparado para el siguiente paso; el evento de ocho equipos. [Fue finalmente un evento de siete equipos ya que Francia decidió no ocupar su lugar en HWLR2].

Emma Gibbons, Gerente del Club de Hockey sobre césped West Vancouver dice, "cuando nos enteramos de que habíamos sido invitados a ser anfitriones de la HWLR2, estábamos muy contentos de aceptar y aprovechar las oportunidades que acoger un evento presentaría."

El club de Hockey sobre césped West Vancouver tiene una historia de 40 años y tiene sus raíces en la Liga Femenina de Vancouver del oeste fundada en 1968; muchas de las chicas se convirtieron en miembros activos y asociaron a sus hijos. En los primeros días, el WVFHC jugó en los campos de césped del Hugo Ray Park pero en 2011, después de 10 años de recaudación de fondos y trabajo, se abrió el Campo Rutledge, convirtiéndose en el nuevo hogar del WVFHC y uno de las pocas instalaciones dedicadas, de hockey sobre césped, en el área metropolitana de Vancouver.

El club tiene una membresía numerosa – más de 2000 miembros activos – y actualmente provee seis jugadores al equipo nacional masculino y ocho al equipo nacional femenino.

Así que fue la base de la comunidad del hockey del club, fuerte, solidaria y trabajadora que en conjunto con Field Hockey Canada, la Federación Panamericana de Hockey (PAHF) y la Federación Internacional de Hockey (FIH), se enroló en la preparación del evento.

En primer lugar, se estableció un Comité Organizador Local (COL), integrado por miembros del club y representantes de FHC. Entre el personal que fue reclutado de entre los miembros del club para cubrir áreas específicas, se seleccionó al oficial médico, un Director Técnico y un Gerente General – los dos últimos tenían experiencia en eventos de hockey internacionales. Se mantuvieron diversas reuniones, cara a cara o vía teleconferencia, para asegurar la planificación. Y asi la puesta en práctica estuvo en marcha. El club también se comunicó y se reunió con el distrito de Vancouver oeste sobre una base regular para navegar por las diferentes exigencias del evento y lograr los permisos necesarios para poner un evento de esta magnitud en marcha.

La FHC fue el enlace entre el Comité Organizador, la FIH y la PAHF. La Asociación Nacional también fue el titular del presupuesto para el torneo y quien solicitó con éxito, el apoyo financiero de la provincia de British Columbia y el gobierno de Canadá.

Una de las curvas de aprendizaje más pronunciadas del Comité Organizador, dice Gibbons, fue el nivel de complejidad en el funcionamiento de un torneo internacional. La Gerente de eventos de la FIH Geraldine Heinen estuvo disponible para orientar, pero para muchos de los involucrados esto era tierra nueva. Todos los elementos como anfitrión del evento fueron manejados a través del proceso de planificación para asegurar que no se pasara nada por alto. El Comité Organizador creó 'conductores' para cada área, que reportaron sobre una base regular.

Pero la planificación del mundo no puede mitigar todos los problemas. El Director Técnico Geoff Matthews retoma la historia: "el clima era nuestro reto más grande. Vancouver tiene un clima impredecible, particularmente durante la época de primavera. Tuvimos un invierno frío seguido de un febrero y marzo extremadamente lluvioso. Esto creó el reto de asegurar que el campo drenara correctamente para no poner en peligro el calendario del torneo. Para mitigar esto, la labor se desarrolló en los meses previos al torneo, en forma intensiva limpiando el campo y mejorando el drenaje. Hemos tenido un extraordinario grupo de voluntarios para el mantenimiento del campo que estuvo en el campo todos los días durante el torneo desde la mañana a la noche.  Durante la precipitación más intensa, organizamos voluntarios para 'escurrir' la lluvia fuera de la cancha hacia los desagües. Estamos muy orgullosos que sólo dos juegos tuvieron que retrasarse 45 minutos a lo largo de la duración del torneo".

Hubo también una cuestión de cómo mantener el resto del club feliz con el nivel de disposición del club para el hockey, durante el torneo. La HWLR2 coincidió con el comienzo de la Liga de primavera, un programa que involucra a más de 1.600 jugadores junior. Durante dos semanas, la pesadilla logística para la Comisión del club fue conseguir espacios de juego para los jóvenes, en lugares alternativos. Pero la contrapartida, en lo que significa inspirar e involucrar a los jóvenes jugadores en un evento de este calibre, valía todo el esfuerzo.

Y por supuesto, este no fue el único beneficio. Como dice Gibbons, "un evento como éste pone de manifiesto el perfil del deporte y el club. El torneo atrajo la atención de los medios de comunicación locales e internacionales y mostró nuestro club y las instalaciones a una audiencia más amplia. Hemos trabajado duro para aprovechar esto, ponernos en contacto con los medios de comunicación proactivamente e invitar a personalidades importantes al evento."

El Comité Organizador estaba deseoso de involucrar a la comunidad local tanto como fuera posible. Las escuelas locales vinieron a ver hockey y los locales minoristas fueron invitados a subir a bordo con la donación de bienes, para la entregar como regalo de bienvenida y como reconocimiento para atletas, oficiales y voluntarios.

También está la cuestión del legado. Rutledge cuenta ahora con una nueva tribuna con asientos, nuevos arcos y un mejor servicio de internet. Y, dentro de las filas de los miembros del club, se han adquirido invaluables conocimientos, obtenidos de la ejecución de un evento de esta magnitud. Los árbitros locales y el personal técnico manejaron los partidos de entrenamiento y un nuevo ejército de más de 100 voluntarios entendió lo que se necesita para llevar adelante un evento.

Para Gibbons y su equipo del WVFHC, la enormidad de la tarea por delante siempre había sido clara. Este fue el caso de un club local que se animó a albergar una cantidad de actividades que, a ese nivel, es mucho mayor que la acción en el campo de juego. Había que acomodar a los medios de comunicación, autoridades y personalidades invitadas, el catering, las instalaciones médicas – la lista era interminable. "El nivel de detalle y atención prestada a la experiencia total del evento fue una sorpresa," admite Matthews. "Nuestro objetivo principal era crear un excelente campo de juego para los atletas, sin embargo, tuvimos que prestar igual, si no más – atención a todos los elementos que crean la experiencia del evento".

Mientras que la acción del hockey fue la estrella y la forma en que se informó, fue vital para ese fin. La PAHF tuvo un sólido equipo de comunicaciones trabajando con FHC y el Comité Organizador. Ali Lee fue responsable de prensa por la PAHF en el evento. Ella explica por qué fue tan importante su papel: "los medios de comunicación in situ son ahora, más que nunca, una parte importante parte para lograr un evento exitoso. Ya sea con periodistas, expertos en redes sociales, televisión o vídeo personal, es importante figurar en los medios, aunque sea con lo mínimo y hay que hacerlo bien. Para esto es necesario contar con una fuerte y confiable conexión a internet, el acceso a la red de energía y una zona cubierta y segura para que los periodistas y fotógrafos puedan hacer su trabajo. Una red de wi-fi dedicada para los medios de comunicación del anfitrión también es útil ya que mucho es lo que se puede hacer desde los teléfonos inteligentes, y las tendencias de las redes sociales emergentes dependen de cosas como historias que necesitan ser hechas remotamente a través de Facebook live, snapchat o Instagram.

"Además, también es importante tener una comunicación clara con los equipos sobre el protocolo apropiado después del juego, como caminar por una zona mixta. Contar con una zona de aspecto profesional para las entrevistas será un escaparate para las operaciones de los medios de comunicación, que son una parte importante a la hora de organizar un evento.

"El evento en West Vancouver tuvo un buen equipo de operaciones de medios partiendo de las buenas comunicaciones de Field Hockey Canada e incluyendo a los muchos voluntarios. Los enlaces de los equipos ayudaron a comunicar o traducir para las entrevistas después del juego. Los voluntarios hicieron un gran trabajo de protección de la zona de medios de comunicaciones y el equipo de comunicaciones de FHC aseguró siempre, que los requisitos técnicos se cumplieran diariamente incluso en condiciones climáticas extremas".

El evento de HWLR2 en West Vancouver fue un éxito y las personas involucradas pueden mirar hacia atrás y felicitarse por un trabajo bien hecho a pesar de los problemas creados por el clima. Pero, como Gibbons señala, organizar un evento está lejos de la simple navegación. Las finanzas y presupuestos siempre crearán problemas y los proveedores locales a menudo tienen que usar soluciones innovadoras para cumplir con las normas requeridas por la FIH. En WVFC, por ejemplo, se utilizaron tiendas de campaña para proporcionar oficinas para servicios médicos, áreas de descanso de árbitros y voluntarios. Una tienda de campaña montada en el estacionamiento ofició de área de refrescos para los invitados. Los alimentos para los voluntarios fueron donados por los comerciantes locales del rubro.

La historia del Club de Hockey sobre césped West Vancouver y su primera incursión como anfitriones internacionales fue un éxito que realmente resalta la importancia de trabajar estrechamente con todas las partes implicadas y hablar entre sí durante todo el proceso de organización.